South Style

このコラムサイトを運営するオフィス・サウスは2019年11月に隣のビルに引っ越しをしました。これまでのオフィスの三分の一ほどの広さの事務所への引っ越しは想像以上に大変なことでした。コロナ騒ぎの中で、オフィスのダウンサイジングを考える方々の参考になればとの思いから、引っ越しまでのあれこれを複数回に渡って掲載します。
今回はオフィス什器と会議室のお話。

前回の記事で大雑把に決めたレイアウト。これに基づいてオフィス什器の選定を開始しました。すべて新品にしたいところですが、コストを抑えるのも私たちの仕事。 固定エリア（固定デスクが必要な人）は旧事務所のものを利用し、フリーアドレスエリア（固定デスク無しの人）のデスクやロッカー類は「中古」を購入することに。

相談しているオフィス家具販売の会社は全国に30店舗以上も展開していました。中古とはいえ綺麗にクリーニングしてある什器が揃ってます。見学した近くの店舗に無かったサイズのものは他の拠点からも取り寄せ可能。
揃った什器の満足度は80％といったところでしょうか。

このころから、社長が引越しチェックリストを作り始めました。ご参考までに枠組みをご紹介します。この表で引越の進行状況を社長と引越番長で共有しました。表は当初の頃は週に１回程度の更新でしたが、引越し直前には２日に１回更新して抜け漏れが無いようにしました。

チェックリストを見ていただければわかると思いますが、いくつか補足を。

・PC関係
フリーアドレス制を取り入れるにあたり不要になるデスクトップPCも多く出ました（なんと10台以上！）。希望者にはこれを自宅に持ち帰ることを許可すると同時に、新たにノートPCの購入も必要です。誰がどのパソコンを使うのか、を再度整理しました。

・廃棄物
旧事務所で使っていたデスクやパーテーション、棚、大量の紙ゴミなど廃棄するものは膨大な量となり思わず絶句！ 業者によって扱えるものと扱えないものがあり（産業廃棄物とそれ以外の事業系一般廃棄物）、結果的に複数の業者に依頼することになりました。こちらは次回、詳細を。

・貸会議室リスト
レイアウトを見て頂ければ一目でわかりますが、新オフィスには「会議室」がありません。 私たちのお仕事では広い会議室が必須ですが、かといって毎日使うわけではない。そこで目をつけたのが「貸し会議室」。調べてみたところかなりたくさんの「貸し会議室」がありました。

引越し前にいくつかの会議室の紹介サイトをチェックし、実際に会議室を利用してみて分かったこと。

【紹介サイト】
紹介サイトによって「法人登録」できるところとできないところがあります。支払い等の管理もあるので「法人登録」できるところがオススメです。

【会議室探しのポイント】
・掃除が行き届いているかどうか（お客様をお招きする場合は下見をしたいところです）。
・設備が整っているかどうか（大型モニタ、プロジェクタ、Wi-Fiなど。整っているほど料金が高くなるので目的に応じて選択）。

次回は、いよいよ（？）「断捨離（ごみ捨て）」のお話です。