South Style

大量のゴミを捨てて、ようやく新しいオフィスでの業務を開始した私たち。
限られたスペースを有効活用するため、またみんなが快適に過ごすためにいくつかの新たなルールを定めました。

フリーアドレスエリアのルール

・デスク上に私物等を放置しない
ただし２時間以内の外出時は出したままでも可。それ以上の外出時は荷物をロッカーにしまっていくこと。
・デスクを使い終わったらきちんと掃除すること（一人一枚雑巾を配布）。
・フリーエリアで会議等を行う場合はグループウエアのスケジューラーで予約を入れること。

勤怠管理のルール

引越しを期にさらにテレワークが加速しました。「誰がどこで何をしているか」をしっかり把握・管理するためにグループウエアのスケジューラーの入力を徹底するようにしました。
・社員は出退勤（タイムカード）をグループウエア上に必ず入力すること。
・スケジュールを必ず入力すること（特に「どこで」「何をするか」）。

また、オフィスを少しでも広く使うための工夫もしました。

預かりサービスの活用

新事務所のスペース確保のため、経理資料など数年間の「保管が義務付けられているけれど普段は使わない書類」は「機密文書預かりサービス」で預かってもらうことにしました。段ボール箱１箱から預け入れ可能で、指定した年月が経つと溶解処理（機密が漏れないように処分）をしてくれるので便利です。

貸会議室・自習室の活用

「什器と貸会議室」でも書きましたが、会議室は原則として貸会議室を利用することにしました。目的によって使い分けられるように複数の会社と契約しました。ネットで簡単に予約できます。

さらに繁忙期のデスク不足解消のために「自習室」を契約しました。企画書作成やライティングのお仕事など「静かにできる作業」の場合はそちらも活用しています。

引越しの効果

思い切って引越しをしたおかげで、一時的には「ゴミ処理代」「什器購入費」など大きな出費にはなりましたが、長い目で見た経費が大幅に削減できました。家賃はおよそ半分、また、テレワークのさらなる浸透で光熱費や交通費の削減もできました。

コロナの影響でテレワークの普及が加速し、様々な働き方が一気に受け入れられる様になった今、この時期に引越し＆テレワーク促進ができたことは運が良かったと思います。

引っ越しコラムは今回で終了です。何かのヒントになっていることを祈りつつ・・・。