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一般財団法人日本情報経済社会推進協会の調査によると電子契約の普及率は43.1％（2018年発表値）。同調査によると電子契約の導入に前向きな企業は全体の20.6％にものぼるのだとか。調査後であるコロナ禍の今、テレワークの浸透と併せて電子契約はさらに普及しているものと思われます。

過去に締結した契約書は相変わらず紙のまま。契約更新日が近づくと分厚いファイルから以前の契約書を探す作業に嫌気がさしている方もいるのではないでしょうか。 今回はそんな方にもおすすめできるシステムです。

複合機でスキャンするだけでクラウドに

ご紹介するのは「EDWスキャンで契約書保管 by CONTRFINDER（コントラファインダー）」。
紙の契約書をスキャンするだけで、クラウド上にデータを保管してくれるシステムです。
スキャンされた契約書データは、AIを活用したOCR（※）処理でテキストデータに変換されたうえで保管されます。テキストデータも生成しているので、キーワードで検索することも可能になりました。

データはクラウド上にあるので、テレワーク中でも確認ができますし、顧問弁護士など外部の方とのやり取りもスムーズに行なえます。スマホアプリを使えば、外出先での確認もできます。

暗号化して保管されるから安心

契約書をクラウド上にデータ保管する上で気になるのが「安全性」ではないでしょうか。
このシステムではデータはすべて暗号化して保管しています。

暗号化したら検索がスムーズにできないのでは？と思うかもしれませんが、そこは発売元であるアストロラボの独自技術がカバー。暗号化したままさくさくキーワード検索ができるようになっています。

検索対象は全文。締結先の社名や期間での検索はもちろん「たしかこんな文言があったはず」という文言検索ができます。例えばある契約書に不備が見つかってしまったときなどにも、同様の表現を使っている他の契約書がないか、簡単に探し出せます。

検索結果が多く見つかってしまったら、「〇〇を含まない」という条件で絞り込むこともでき、便利です。

「わからない」「忘れる」を回避

このシステムでは、関連情報をまとめて管理できるのも嬉しいポイントです。
他の契約との親子関係や担当者の情報が一緒に保管できるのです。担当者が誰だかわからず、契約の背景や経緯もわからず・・・と、右往左往することもなくなります。

契約の更新時期や、失効期限などもアラート通知できるので「忘れる」こともありません。
アラート通知のタイミングや、通知先も設定できるので、業務フローに合わせて活用することができます。見直したかった不利な契約が、いつの間にか自動更新されていた、というようなことが防げます。

テレワークはこれからも長く続く働き方。電子契約はちょっと・・・という企業でも、まずは契約書をクラウド管理することから始めてみてはいかがでしょうか。